|
Czy stosowanie faktur elektronicznych się opłaca? |
 |
 |
 |
|
Autor Dawid Naglik
|
|
Piątek, 05. 02. 2010 12:50 |
Mamy kilka sposobów przekazywania danych fakturowych w formie elektronicznej, np. skanowanie dokumentów oryginalnych lub drukowanie ich do pliku i przesyłanie pocztą elektroniczną do faktora. Bardziej zaawansowanym rozwiązaniem jest transmisja danych w postaci pliku zawierającego podstawowe informacje o fakturach.
Sposób przekazywania informacji przez faktoranta do faktora o wierzytelnościach podlegających wykupowi jest jednym z elementów, który decyduje o atrakcyjności produktu danego oferenta. Może nawet przesądzić o sensowności stosowania faktoringu. Przy bardzo krótkich terminach płatności, np. do 14 dni, skompletowanie dokumentacji w formie papierowej i przesłanie jej fizycznie do faktora, a następnie wprowadzenie jej do systemu rozrachunkowego z pewnością zajęłoby kilka dni roboczych. Jeżeli dodatkowo doliczy się dni wole od pracy, to okazuje się, że minęła już połowa czasu do oczekiwanej daty zapłaty faktur przez kontrahenta. W takiej sytuacji wykorzystanie faktoringu jako narzędzia poprawy płynności okazuje się mało efektywne. W przypadku, gdy dokumenty przekazywane są drogą elektroniczną, praktycznie w ciągu kilku godzin faktorant może mieć już środki finansowe ze sprzedaży wierzytelności na swoim rachunku bankowym.
Rodzaje faktur elektronicznych
W praktyce mamy kilka sposobów przekazywania danych fakturowych w formie elektronicznej. Pierwszy z nich to skanowanie dokumentów oryginalnych lub drukowanie ich do pliku i przesyłanie pocztą elektroniczną do faktora. W rozwiązaniu takim oszczędzamy czas przesyłki dokumentów papierowych, mamy jednak nadal do czynienia z pracami „przygotowawczymi” po stronie faktoranta (skanowanie, drukowanie) oraz koniecznością księgowania dokumentów przez faktora. Jest to więc tylko rozwiązanie pośrednie. Drugim, bardziej zaawansowanym, rozwiązaniem jest transmisja danych w postaci pliku zawierającego podstawowe informacje o fakturach. Plik taki, o ustalonym formacie, generowany jest z systemu finansowo-księgowego faktoranta i przesyłany bezpośrednio do systemu faktora. Transmisja taka odbywa się w ułamku sekundy, a przy okazji wykluczone zostają prace manualne po obu stronach transakcji. Jeszcze innym rozwiązaniem jest księgowanie danych fakturowych bezpośrednio do systemu faktora przez faktoranta. Mamy tutaj sytuację, w której pracownik faktoranta posiada dostęp do systemu faktora i wprowadza, najczęściej manualnie, dane fakturowe. W modelu tym ponownie mamy do czynienia z pracami manualnymi, przynajmniej po jednej stronie transakcji.
Plusy i minusy elektronicznych danych
Najważniejszymi korzyściami z elektronicznej transmisji danych fakturowych są oszczędności czasowe oraz, w niektórych przypadkach, oszczędności w zakresie prac manualnych. Są jednak również ograniczenia takiego sposobu komunikacji. Wynikają one z przyczyn leżących zarówno po stronie faktora, jak i faktoranta. Po stronie faktora przede wszystkim ze względu na ryzyko transakcji. W razie sporu sądowego dokumentacja papierowa jest niepodważalnym dowodem potwierdzającym istnienie wierzytelności, a różnego rodzaju transmisje elektroniczne nie zawsze. Często zdarza się więc, że mimo technicznych możliwości transmisji elektronicznych, realizacja transakcji faktoringowej następuje na podstawie dokumentów papierowych. Możliwość przekazywania dokumentów w formie elektronicznej udostępniana jest klientom najbardziej zaufanym, często po okresie pozytywnej współpracy. Po stronie faktoranta również istnieją ograniczenia. Wynikają one przeważnie z braków w infrastrukturze i technologii, braku możliwości przygotowania plików w określonych standardach lub wysokich kosztów jednorazowych przygotowania takiego rozwiązania. Należy również wspomnieć o konieczności zabezpieczenia transakcji dokonywanych drogą elektroniczną poprzez odpowiednie uwierzytelnienie stron (np. przez podpis elektroniczny) oraz zabezpieczenie danych przez kodowanie.
Autor jest dyrektorem Obszaru Usług Finansowych arvato services Polska, wiceprzewodniczącym Komitetu Wykonawczego Polskiego Związku Faktorów
 |
